El Diseño del Puesto de Trabajo

El diseño de los puestos de trabajo tiene una gran importancia sobre la satisfacción del individuo, su motivación y los niveles de rendimiento. Dado que el diseño del puesto de trabajo tiene que ver con las características, cometidos y fines del puesto de trabajo, éste tiene una estrecha relación con el análisis del puesto, ya que puede influir profundamente en la productividad del empleado y su calidad de vida.

Desafortunadamente, esta influencia puede ser negativa, como, por ejemplo, cuando da origen al aburrimiento del empleado, al absentismo laboral, al sabotaje...

Por lo tanto, el diseño del puesto de trabajo debe abarcar varias características esenciales:

Variedad de habilidades: grado en el que un puesto requiere llevar a cabo diversas actividades para realizar el trabajo, que suponga el uso de un conjunto de habilidades y características diferentes de la persona.
Significación del puesto: grado en el que un puesto tiene una importancia sustancial para la vida de otras personas, ya sean de la propia organización o del exterior.
Identidad del puesto: grado en el que un puesto requiere hacer “en su totalidad” un trabajo identificable, es decir, hacer el trabajo desde el principio hasta el final, con un resultado visible.
Autonomía: grado en el que un puesto proporciona libertad, independencia y discreción a la persona para programar el trabajo y decidir los procedimientos mediante los cuales se llevará a cabo.
Retroalimentación del puesto: grado en el que realizar las actividades que requiere el puesto de trabajo aporta a la persona información directa y clara sobre la efectividad de su rendimiento.
Elementos cognitivos del puesto: elementos concretos de un puesto, como la comunicación, la toma de decisiones, el análisis o el procesamiento de la información.
Elementos físicos del puesto: elementos concretos de un puesto, como iluminación, colores, sonidos, velocidad o ubicación.

Las actividades y comportamiento concretos que constituyen el puesto de trabajo se denominan cometidos.

El aspecto crucial de un puesto de trabajo es la razón por la que se ha creado y existe, los fines de ese puesto. La intención de cada puesto de trabajo respecto del producto final de la organización influye en su diseño.

Los enfoques que influyen en el diseño del puesto de trabajo son:

Ergonomía: se trata de diseñar y modelar los puestos de trabajo para que se adecuen a las capacidades y características físicas de los sujetos, de forma que puedan realizar mejor sus trabajos.
La ampliación del puesto de trabajo: se añaden más cometidos a un puesto concreto, en lugar de trasladar al empleado de un sitio a otro para que tenga la experiencia de realizar los cometidos de varios puestos de trabajo; supone añadir más tareas con las mismas características.
El enriquecimiento del puesto de trabajo: supone añadir más tareas de diferente naturaleza a un puesto de trabajo. Para distinguirlo de la ampliación del puesto de trabajo, al que a menudo se denomina carga horizontal, el enriquecimiento del puesto de trabajo suele denominarse carga vertical. Mientras que la carga horizontal supone añadir más tareas con las mismas características, la carga vertical supone crear un puesto de trabajo con cometidos con muchas características diferentes; por ejemplo, identidad del trabajo, importancia del trabajo, autonomía, retroalimentación y variedad de habilidades.
La rotación de puestos de trabajo: no cambia la naturaleza de un puesto de trabajo concreto, pero a menudo permite aumentar con el tiempo el número de cometidos que desempeña un empleado. Esto permite aumentar la variedad de las tareas que se realizan, así como la identificación con el trabajo y el logro de metas, ya que el empleado desempeña diversos puestos de trabajo.
Enfoque de equipos.
Dos características que influyen en el diseño del puesto de trabajo son:
Características individuales: es esencial conocer las características del individuo para determinar cuál es el diseño más adecuado y factible. Una forma de lograr un mayor conocimiento de las características individuales de la persona sería administrando un cuestionario, que mide las preferencias individuales. Otras formas de conocer las características individuales son mediante la aplicación de pruebas de personalidad y otros tipos de test.
Sistemas tecnológicos de la organización: el sistema tecnológico de una organización hace referencia a las máquinas, métodos y materiales que se emplean para obtener el producto. El tipo de tecnología (en el sistema) puede tener una gran influencia sobre el contenido del análisis del puesto de trabajo.

Diseño del puesto

Un puesto de trabajo es la ubicación precisa que ocupa una persona dentro de una empresa.

Bryan Livy lo define de la siguiente manera: “Un cargo es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama” (Administración de Recursos Humanos - Chiavenato, Idalberto, 1992).

Es decir, un puesto no sólo implica la ocupación de un espacio físico, sino también el desempeño de un rol que se vale de diversas tareas para cumplir determinadas metas.

He aquí un buen punto donde partir: La tarea fundamental que debe llevar a cabo una compañía antes de comenzar a funcionar como tal, es definir sus metas, para luego identificar los puestos de trabajo que se harán cargo de ellas.

Esto es lo que se denomina Diseño de los puestos de trabajo y es una labor realizada por el área de Recursos Humanos, que debe lograr la creación eficaz de un cargo cómodo, claro, y capaz de satisfacer las necesidades de quien lo ejecuta, para evitar problemas posteriores tales como la rotación de trabajo e incluso la deserción.

Pasos para definir un puesto de trabajo

La definición de los puestos de trabajo se relaciona de manera directa con la capacidad de producción de cada empresa, por lo tanto, es la tarea primordial a realizar.

Es necesario comenzar por la estructuración y jerarquización de los puestos de trabajo, definir sus deberes y derechos, los límites de su desempeño, sus conocimientos y habilidades, su necesidad de capacitación.

Manuel Fernández, explica su noción al respecto: “El diseño de puestos de trabajo es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo”. (Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo, 1995).

Según la Federación Asturiana de Empresarios, el diseño de los puestos de trabajo debe considerar:

Dimensiones del cuerpo humano: Tiene en cuenta las características del personal, en relación a su desempeño estático y dinámico
Postura de trabajo: La misma no debe exigir esfuerzos al personal, ni generar posiciones incomodas; sino que debe tener en cuenta la relación entre el espacio físico y las personas, para brindar un ambiente óptimo de trabajo y condiciones saludables para todos
Principios ergonómicos: Todo puesto de trabajo debe tener en cuenta principios ergonómicos tales como la importancia y preeminencia del hombre en cualquier proyecto; el reconocimiento de sus limitaciones físicas; y la preservación de su salud e integridad
Herramientas a utilizar: Una vez definido el entorno de trabajo, se debe continuar por la determinación de las herramientas que utilizará cada puesto
Funciones y tareas de cada puesto: Debe incluir una descripción exhaustiva de los puestos, sus tareas precisas, su alcance y la perfecta diferenciación entre las actividades de uno y de otro
Conocimientos: En busca de la persona ideal para cada puesto, es necesario que la descripción del mismo, incluya el nivel de capacidad requerido
Capacitación: Se debe sumar a la definición de cada puesto de trabajo, la capacitación y entrenamiento necesarios, para cumplir con el cargo de manera eficaz

Conclusión

La definición y diseño de puestos de trabajo es una tarea exhaustiva que requiere de análisis, búsqueda de información y descripciones muy precisas, todo lo cual formará parte de un documento esencial para la compañía, que terminará por ofrecerle la sincronización ideal entre una persona, su puesto y el nivel productividad de la empresa.

Los aspectos más importantes a incluir en todo perfil de puesto, son:

1. Propósito del puesto en general:

Hace una síntesis de la responsabilidad general del puesto.

Se formula en 3 partes:

¿Qué se hace? (acción), ¿Cómo se hace? (método) y ¿Para qué se hace? (resultado final esperado).

2. Principales responsabilidades del puesto.

Aquí es importante enunciar las diferentes responsabilidades del puesto (no actividades) de forma específica. Para cada responsabilidad mencionada, se debe indicar el porcentaje de tiempo que se le debe dedicar a esa función, qué se hace (acciones que se llevan a cabo), cómo se hace (método) y para qué se hace (resultado final esperado).

3. Relaciones del puesto con otras áreas

Este punto debe describir las relaciones más importantes del puesto, desde una perspectiva Cliente-Proveedor, con las áreas organizacionales y con las cuales recibe o proporciona servicios/productos.

4. Habilidades y Actitudes

En este punto se deben enumerar en orden de importancia las habilidades y actitudes que se requieren del candidato para el desarrollo de sus funciones en ese puesto en particular.

5. Área de conocimiento

Es importante especificar claramente los conocimientos generales y específicos requeridos para desarrollo de las funciones. En muchos casos, dependiendo del puesto, es recomendable especificar el nivel de conocimiento requerido, si es solo a nivel de comprensión, de aplicación y/o evaluación.

6. Experiencia Laboral

Se indica los puestos o áreas donde es recomendable que el candidato hubiese trabajado antes. Se puede incluir también el nivel jerárquico que sería recomendable que el candidato hubiese tenido.

7. Requisitos Generales del Puesto

Este punto considera los requerimientos específicos para el desarrollo de las funciones del puesto. Incluye información general como género, edad, si en el puesto se requiere viajar o no, otros conocimientos como idioma, esfuerzo físico etc.