La entrevista en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto

 

Con el método de la entrevista, el analista discute todos los detalles del trabajo con una o más personas queocupen el puesto en la actualidad.

 

El analista emplea una lista de control (queserá descrita ulteriormente) para conducir la discusión.Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas secciones de la descripción de puesto.

 

El analista no necesita entrevistar a todas las personas que ocupen un puesto basta con una muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de puesto se emplea a diez personas, bastará con entrevistar a dos o tres de ellas

 

El supervisor puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los miembros de mayor y menor capacitación o experiencia del grupo. El analista puede entonces fijar las especificaciones mínimas y máximas del puesto.

 

 

Ventajas de la técnica de la entrevista

La técnica de entrevistas ofrece ciertas ventajas:

• Logra la participación libre y directa de los empleados.

• Proporciona al analista una mejor comprensión del puesto.

• Permite el examen y aclaración de sectores vagos o complejos de trabajo que no pueden ser comunicados con facilidad.

 

 

Desventajas de la técnica de la entrevista

 

Existen algunas desventajas enlas entrevistas para el análisis de puestos:

• Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incómodos para poder aportar información adecuada.

• Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado los aspectos más generales del puesto.

• Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo.

• Además, el supervisor puede poner énfasis en lo que él desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace.

 

 

 

La preparación de los formularios de entrevistas

 

La Figura que aparece al lado presenta un modelo que el analista puede utilizar para reunir información para el análisis de puestos.

 

Los rubros que contiene este modelo son los mismos que el analista puede utilizar para diseñar formularios para los métodos de entrevista y cuestionarios a fin.de obtener la información necesaria para la preparación de las descripciones de puestos.

 

Si bien el entrevistador puede no hacer todas las preguntas de este modelo en la entrevistas o cuestionarios, debe incluir gran parte de ellas en el formulario para entrevistas.

 

Antes de comenzar sus entrevistas, el analista debe estudiar el organigrama y las designaciones presentes de los puestos. Debe informar a los supervisores sobre la naturaleza y duración de las entrevistas.

 

Por su parte, los supervisores deben informar individualmente a los empleados que serán entrevistados sobre el objetivo de la entrevista y la hora en que se llevará a cabo.

 

Si bien una conversación sobre el terreno permite que el entrevistador observe las condiciones detrabajo y asista a demostraciones, ella puede provocar distracciones e incomodidad. Es preferible que el analista realice las entrevistas en privado y en un medio neutral.

 

Luego de llevadas a cabo, podrán hacerse v~sitas al lugar de trabajo, donde se podrán hacer demostraciones Y discutir las condiciones. Manera de llevar a cabo las entrevistas

 

Para aliviar la tensión, el entrevistador debe comenzar con comentarios triviales.Debe explicar luego el objetivo de la entrevista y la manera en que la llevará a cabo. También debe decir al empleado cómo se uti¡izará la información reunida.

 

El analista debe preparar cuidadosamente sus preguntas para evitar ambigüedades y dobles sentidos.Debe animar al empleado a que hable y darle tiempo suficiente para que pueda responder o justificar sus afirmaciones.

 

La entrevista debe llevarse en tono de conversación, siempre que se concentre en su objetivo.El entrevistador sólo habrá de tomar apuntes de vez en cuando. Así se distraerá menos la atención y no se pondrá en peligro la conversación como ocurriría si se registrara absolutamente toda idea.

 

Al final de la entrevista, el empleado debe tener la oportunidad de brindar más información o hacer preguntas. Inmediatamente después de terminada la entrevista, el analista debe redactar todos sus apuntes, observaciones e informaciones.

 

El formulario para las entrevistas y la planilla son herramientas valiosas para este propósito, ya que proporcionan presentacioneS uniformes para poder comprar la información obtenida en entrevistas diferentes.

 

La confección de la descripciónde puestos no necesita comenzarse hasta después de realizadas varias entrevistas.

  

La observación en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto

Con arreglo a esta técnica, el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina mientras desempeñan sus tareas.De vez en cuando hace preguntas sobre diversos elementos del trabajo.

 

Durante esta observación, toma cuidadosamente notas que luego emplea para la confección de las descripciones de puestos.

 

Ventajas de la técnica de la observación

Entre las ventajas que brinda esta técnica, se cuentan las siguientes:

• Mediante la observación, el analista se familiariza directamente con el trabajo

• El analista puede observarcondiciones importantes de trabajo que a menudo constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos.

• El analista puede observar varios puestos al mismo tiempo, sin interferir en la corriente de trabajo.

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Desventajas de la técnica de la observación

Existen también ciertas desventajas:

• Algunos empleados pueden sentirse incómodos si se ven observados.

• Las dimensiones intangibles del trabajo, como sus elementos o requisitos mentales o la interacción personal, no se observan confacilidad.

• La observación adecuada de un puesto en que las actividades de rutina son la excepción requiere mucho tiempo. Por ejemplo, para observar cabalmente el puesto de un supervisor, el analista necesitaría acompañarlo varios días o quizás semanas para poder familiarizarse con todos los elementos del puesto.

 

El cuestionario  en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto

El método más empleado en el análisis de puestos es el cuestionario amplio. Se lo distribuye a todos los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista. No todas las compañías que emplean esta técnica piden que los empleados mismos llenen el cuestionario. Lo hacen también los supervisores o gerentes

Esto es lo común cuando la administración decide no dar participación a los empleados en la confección de las descripciones de sus puestos.

 

Ventajas de la técnica del cuestionario

Entre las ventajas que ofreceeste método están las siguientes:

• Los cuestionarios constituyen un método eficaz y rápido para reunir gran cantidad de información. Por supuesto, los cuestionarios deben estar bien preparados y presentados.

• Los cuestionarios son herramientas eficaces cuando los puestos por analizar están bien estructurados.

• Si los puestos están localizados en puntos geográficos dispersos,el analista puede reunir información sin necesidad de viajar.  Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de todos los hechos relatados. Son expresión de los participantes y no apuntes informales del analista.

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Desventajas de la técnica del cuestionario

Algunas de las desventajas delos cuestionarios son:

Eliminan el contacto y la discusión entre el analista y el empleado.

Las respuestas escritas pueden dejar de laja algunas cuestiones esenciales.

Para que los cuestiinarios sean eficaces, se necesita prepararlos muy cuidadosamente.

Llenarlos lleva tiempo.

Pueden surgir problemas de interpretación para quien los llena como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas.

 

Cómo reunir información mediante el cuestionario de puestos

 

Un cuestionario debe ir precedido de instrucciones claras sobre la manera de llenarlo. El analista debe acompañar al cuestionario una notaexplicativa, la exposición de sus objetivos, de qué se hará con la información y los procedimientos que lo sucederán.

También es de responsabilidad del gerente operativo explicar a los empleados los objetivos del cuestionario y aclarar cualquier problema que pudiera surgir.

 

 

Cuestionario para el análisis de Puesto:

nTítulo del Puesto _____________________________________________________

nDepartamento ________________________________________________________

nSupervisor ____________________

nPuesto del Supervisor ___________________________________________________

 

 

nCondiciones de Trabajo:

nStatus: Tiempo completo Tiempo parcial

nDías de trabajo: L M M J V S D

nHoras por Día: ______________ Horas Semanales: _________________

n¿se requiere viajar? Si No

nDe contestar si, ¿qué tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ %

 

 

• Propósito:

• Describa el propósito general o responsabilidad de este puesto.

• Tareas y responsabilidades principales

________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________Tareas y responsabilidades secundarias:

_____________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Responsabilidades de Supervisión:

¿Requiere esta posición el supervisar personal? Explique

 

Requisitos de Educación:

Escuela Superior Grado Técnico Bachillerato Maestría Doctorado

 

Especialización requerida _________________________________

 

Experiencia:

 

¿Qué experiencia se requiere para este puesto?

 

Habilidades Técnicas:

 

¿Qué habilidades técnicas se requieren para esta posición?

 

Condiciones Físicas:

 

Describa las condiciones en las que se realiza este trabajo.

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Completado por ________________________

Fecha ________________________________

Título ________________________________

Aprobado por __________________________

 

La bitacora o parte de empleado en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto

Este método impone a cada empleado llevar una bitácora o un parte de sus actividades durante un período determinado.

Este método es aceptable cuando el trabajo es de rutina y se repite a corto plazo, una semana o en algunos casos un mes. Los puestos de producción, oficinistas, administración de oficinas, o de servicio y mantenimiento, se prestan a la confección de partes.

Este método no brinda al ana1ista información adecuada cuando el trabajo varía mucho, o cuando las tareas no se repiten a corto plazo. Se trata, evidentemente, del caso de los puestos de supervisión y administración, ventas y comercia1ización, y tareas de tipo profesional o creador.

 

Ventajas de la técnica de la bitácora

Las ventajas de este método son las siguientes:

• El ana1ista ahorra tiempo cuando reúne gran información sobre muchos puestos.

• Los empleados pueden incluir en el parte toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener que interpretar preguntas ambiguas.

• El método soslaya la renuencia de algunos empleados a participar en entrevistas.

 

Desventajas de la técnica de la bitácora

Existen algunas desventajas:

• No hay contacto personal entre el ana1ista y el empleado.

• El ana1ista no puede observar los factores que afectan el desempeño del puesto.

• Los empleados tal vez sospechen que los partes se emplearán para hacer análisis de tiempos que permitan a la administración fijar normas de producción.

• El método se limita a puestosrutinarios y repetitivos.

 

Combinación de métodos en el proceso de obtención de información en el ánalisis de puesto

Se utiliza dos o más métodos al obtener información

 

Ejemplo de una combinación de métodos en un banco con sucursales en el interior del país

Posiciones

 Método

 

Gerenciales y de supervisión  

Trabajos rutinario o manuales 

Entrevista

Cuestionario

 

Bitácora

Observación

 

Ubicación                          

 

Casa Matriz  

 

Entrevista

 

Ubicación

Sucursales en el

 

interior 

Cuestionario  

 

Cómo elegir el mejor método de análisis de puestos

 

 

Para determinar la mejor técnica de análisis, deben considerarse los siguientes factores:

Tipos de puestos:

• Los puestos profesionales y de supervisión se prestan al análisis mediante entrevistas y cuestionarios.

• El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observación y los partes.

 

Acceso del analista al lugar de trabajo:

• Se encara mejor el trabajo de ventas y atención a distancia empleando cuestionarios y partes.

• La entrevista y la observación pueden ser más convenientes para los puestos de la casa matriz.

 

Preparación previa por el analista:

• La preparación de los cuestionarios exige una inversión previa de mucho tiempo para el diseño y el ensayo.

• Los partes suelen requerir menos tiempo porque no hace falta que sean muy detallados.

• Las entrevistas y la observación son menos engorrosas si están bien planeadas en cuanto al tipo de información que se quiere reunir.

 

Aceptación por los empleados:

• El método de entrevistas es menos amenazante, ya que permite al analista explicar y responder a cada persona.

• Los cuestionarios, los partes y la observación pueden resultar contraproducentes si no les precede una comunicación eficaz a los empleados.

• La mayoría de los analistas experimentados creen que el método de los cuestionarios es el más eficaz.

• El cuestionario puede robustecerse si lo siguen entrevistas complementarias selectivas. De este modo, el analista puede salvar las limitaciones de un método combinándolo con otro.